Software Payroll Terbaik di Indonesia
Sebelum membahas software payroll terbaik di Indonesia, harus tau dulu apa itu payroll, payroll adalah proses dimana pemberi kerja membayar karyawan untuk pekerjaan yang telah mereka selesaikan. Bisnis apa pun dengan karyawan harus memiliki proses manajemen penggajian. Proses penggajian yang efektif dan efisien memastikan bahwa karyawan dibayar secara akurat dan konsisten dan memberi HR kesempatan untuk fokus pada aspek lain dari pekerjaan mereka.
Penggajian pada intinya tampak sederhana tetapi menjadi rumit karena berbagai pemotongan yang ikut berperan. Pengusaha harus benar-benar memahami bagaimana melakukan penggajian, bagaimana memotong pajak dari setiap gaji, dan bagaimana memastikan pajak dibayarkan ke lembaga pemerintah yang benar. Pemberi kerja mungkin juga bertanggung jawab untuk memotong dan membayar premi untuk asuransi dan menyimpan dana ke dalam rekening pensiun atau ke badan amal tertentu.
Tugas manajemen penggajian dapat menimbulkan beban besar dan stres yang tidak diinginkan bagi pemilik usaha kecil dan dapat membebani bisnis besar. Tenggat waktu yang terlewat atau pengarsipan pajak yang salah dapat mengakibatkan denda atau penjara. Untuk menghindari masalah ini, setiap bisnis kecil, menengah, dan besar harus menggunakan perangkat lunak penggajian.
Bagaimana Proses Software Payroll Terbaik di Indonesia
Ketika departemen HR memilih untuk melakukan penggajian secara manual, itu menghabiskan banyak waktu mereka. Meskipun hemat biaya, ini mengharuskan karyawan untuk mempelajari penggajian dan undang-undang terkait pajak dan menyisakan banyak ruang untuk kesalahan. Ada juga kurva belajar yang panjang untuk pekerjaan ini.
Jika Anda melakukan penggajian secara manual, anggota staf HR akan menghabiskan banyak waktu untuk melacak informasi tentang tingkat gaji dan menahan informasi, data karyawan, dan banyak lagi. Begitu mereka mendapatkan data ini, mereka dapat menghitung gaji dengan mengalikan kartu waktu karyawan dengan tingkat gaji, termasuk lembur atau tip yang diperoleh. Terakhir, mereka akan memotong pemotongan pajak dan mendistribusikan cek dan setoran langsung kepada karyawan.
Dengan perangkat lunak manajemen penggajian, perusahaan Anda masih menangani proses penggajiannya sendiri, tetapi aspek yang memakan waktu dilakukan secara otomatis. Perangkat lunak penggajian sedikit lebih mahal daripada melakukan penggajian secara manual, tetapi uang yang dikeluarkan akan sebanding dengan pengurangan risiko kesalahan dan waktu yang dihemat dalam jam kerja.
Yang perlu Anda lakukan hanyalah membeli perangkat lunak penggajian pilihan Anda, memasukkan informasi bisnis dan karyawan, memberdayakan karyawan untuk melacak waktu mereka menggunakan perangkat lunak online, dan mengizinkan sistem untuk menjalankan penggajian secara otomatis dan mendistribusikan gaji mereka.
Bagaimana Memilih Software Manajemen Penggajian untuk Kebutuhan Bisnis Anda
Memilih sistem penggajian yang paling sesuai dengan bisnis Anda sangatlah penting, dan ada beberapa faktor yang perlu diingat saat memutuskan.
1. Anggaran perusahaan Anda: Pertama, analisis ukuran bisnis Anda dan putuskan berapa banyak yang bersedia Anda keluarkan untuk pemrosesan penggajian. Mengetahui anggaran Anda dan klasifikasi ukuran bisnis Anda akan mempersempit daftar vendor perangkat lunak penggajian. Perusahaan kecil yang tidak mengantisipasi pertumbuhan pesat mungkin ingin berinvestasi dalam perangkat lunak penggajian yang lebih murah yang menjalankan fungsi penggajian dasar.
2. Reputasi dan kemampuan vendor: Selanjutnya, bandingkan penawaran vendor yang layak dan baca ulasan dari beberapa pelanggan mereka saat ini. Perusahaan besar atau berkembang pesat mungkin ingin berinvestasi dalam sistem perangkat lunak penggajian yang terintegrasi dengan aspek lain dari perencanaan dan manajemen sumber daya manusia. Pertimbangkan berapa banyak karyawan yang dapat ditangani oleh solusi perangkat lunak penggajian dan faktor dalam pertumbuhan potensial. Jika tersedia, minta demo dan lihat sendiri betapa mudahnya perangkat lunak itu bekerja dan seberapa cocok dengan bisnis Anda. Pastikan perangkat lunak tersebut dibuat oleh merek terkenal dan bukan perusahaan baru atau tidak stabil.
3. Fitur keamanan: Saat memilih sistem penggajian, Anda pasti ingin mencari keamanan. Memiliki perangkat lunak yang dilindungi kata sandi melindungi perusahaan Anda dari gangguan informasi dan potensi pelanggaran data. Idealnya, sistem harus memiliki ulasan dan peringkat keamanan yang baik. Perwakilan vendor juga harus dapat menjawab pertanyaan apa pun yang Anda miliki tentang keamanan.
4. Fleksibilitas dan kompatibilitas perangkat lunak: Berikutnya yang perlu dipertimbangkan adalah apakah perangkat lunak terbukti kompatibel dan fleksibel. Penting untuk memiliki perangkat lunak penggajian yang berfungsi baik dengan sistem bisnis Anda yang lain dan akan tumbuh bersama bisnis Anda. Cari kapabilitas integrasi dan pastikan bahwa sistemnya cocok dengan perangkat lunak SDM atau keuangan yang Anda gunakan saat ini. Alternatifnya, pertimbangkan untuk mendapatkan sistem yang menangani penggajian dan fungsi lain yang ingin Anda otomatisasi.
5. Visibilitas laporan dan riwayat: Terakhir, Anda menginginkan sistem pemrosesan penggajian yang memungkinkan Anda untuk mempertahankan kontrol dan melihat laporan dan informasi historis. Meskipun perangkat lunak pemrosesan penggajian kurang rentan terhadap kesalahan dibandingkan sistem manual, masih ada potensi malfungsi dan gangguan. Akan sangat membantu jika sewaktu-waktu dapat meninjau informasi dan melakukan koreksi secara manual.
Manfaat Software Payroll Terbaik di Indonesia
Berinvestasi dalam perangkat lunak penggajian dapat menghemat uang tenaga kerja, menghilangkan kesalahan, dan menghindari masalah kepatuhan. Proses dapat diselesaikan dalam waktu singkat, yang membebaskan karyawan untuk aktivitas yang lebih kondusif untuk menghasilkan pendapatan. Perangkat lunak penggajian juga memudahkan perusahaan untuk beradaptasi dan menerima lebih banyak karyawan seiring pertumbuhannya.
Beralih dari outsourcing pihak ketiga ke perangkat lunak penggajian juga menghemat uang, menghilangkan potensi miskomunikasi terkait penggajian, dan meminimalkan jumlah vendor yang terlibat. Jika solusi penggajian adalah bagian dari sistem perangkat lunak SDM yang komprehensif, prosesnya akan disederhanakan, dan mungkin lebih mudah untuk memberikan referensi silang informasi untuk tujuan pengambilan keputusan.
Meningkatkan Kepatuhan
Menghitung pajak perusahaan dan laporan pengarsipan dapat membingungkan, dan tenggat waktu yang terlewat untuk pekerjaan ini dapat menimbulkan denda dan denda yang besar. Program perangkat lunak penggajian memberikan informasi dan pengingat tentang kebutuhan kepatuhan. Perangkat lunak ini diperbarui secara berkala, sehingga perusahaan selalu memiliki informasi terkini terkait perubahan undang-undang perpajakan dan peraturan lainnya. Beberapa perangkat lunak dapat diatur untuk secara otomatis menghasilkan laporan dan pajak arsip, sehingga manajer dan pemberi kerja hanya perlu menyerahkan persetujuan sebelum menyelesaikan.
Menghitung Pemotongan dan Pendapatan Bersih
Setelah pendapatan kotor karyawan ditentukan, perangkat lunak penggajian secara otomatis menghitung pemotongan seperti pajak, asuransi, dan tabungan pensiun. Jumlah pengurangan secara otomatis dikurangkan, dan cek ditarik atau langsung disimpan ke rekening bank tertentu. Beberapa solusi perangkat lunak penggajian juga dapat dikonfigurasi untuk secara otomatis menambahkan penggantian untuk jarak tempuh, biaya perjalanan, dan pengeluaran karyawan lainnya.
Siapkan Formulir Pajak
Perangkat lunak penggajian mengurangi beberapa tekanan pada waktu pajak dengan secara otomatis menghasilkan semua formulir pajak yang dibutuhkan oleh karyawan, kontraktor, dan perusahaan. Formulir pajak umum yang dapat dibuat dan dicetak atau dikirim dengan menekan satu tombol termasuk W2s, W3s, 1099-MISCs, dan 1099s.
Menghitung dan mengajukan pajak itu rumit di saat-saat terbaik. Ketika Anda berbisnis dan memiliki karyawan di banyak negara bagian, semuanya dengan tarif pajak yang berbeda, itu dapat dengan cepat berubah menjadi mimpi buruk HR. Menggunakan HRIS dapat membantu departemen HR Anda mengetahui perbedaan dan perubahan tarif pajak, yang mungkin berbeda menurut kode pos atau negara bagian.
Menyimpan Catatan dengan Mudah
Menyimpan catatan dengan sistem manual bisa jadi sulit dan membutuhkan banyak ruang untuk file dan dokumen. Menyimpan catatan dengan perangkat lunak penggajian sangatlah mudah dan menyimpan file secara elektronik. File lama juga dapat diakses atau dihapus dengan menekan satu tombol, jadi tetap teratur itu mudah.
Memungkinkan Pegawai Swalayan
Meskipun umumnya tidak diperlukan untuk perusahaan yang lebih kecil, opsi layanan mandiri karyawan dapat membuat hidup lebih mudah bagi manajer sumber daya manusia di perusahaan yang lebih besar. Layanan mandiri memberi karyawan akses ke informasi pribadi terkait riwayat gaji, pemotongan, jam kerja, tunjangan, dan permintaan cuti. Mereka dapat secara otomatis meminta perubahan dan meninjau informasi daripada harus menghubungi departemen sumber daya manusia.
Berbasis di Cloud
Segala jenis perangkat lunak berbasis cloud menjadi semakin umum, dan perangkat lunak penggajian tidak terkecuali. Pengusaha melihat manfaat dari dapat mengakses informasi dari lokasi terpencil dan membayar "perangkat lunak sebagai layanan" secara bulanan sesuai dengan kebutuhan mereka alih-alih datang dengan jumlah besar untuk solusi lengkap internal.
Software cloud diperbarui secara otomatis saat undang-undang perpajakan dan kepatuhan berubah, sedangkan software milik sendiri perlu diperbarui secara manual. Ini menghemat waktu untuk penelitian dan pembaruan teknis serta memastikan bahwa manajer dan pemberi kerja memiliki akses ke informasi yang diperlukan.
Menghilangkan Kesalahan Penggajian
Menangani penggajian adalah fungsi penting lainnya dari departemen SDM - dan ini pekerjaan tanpa pamrih. Tidak ada yang memperhatikan penggajian kecuali ada yang salah, dan kemudian itu membuat stres dan memakan waktu untuk mengatasi kesalahan yang muncul. Bahkan tanpa kesalahan, penggajian internal dapat menyita banyak waktu dan upaya HR. Menggunakan HRIS dapat membebaskan waktu dan mengurangi stres dengan mengotomatiskan prosesnya.
Memberi Tahu Staff of Discrepancies
Seorang HRIS akan memberi tahu staf HR jika ada ketidaksesuaian. Jika seseorang memasukkan jumlah dolar yang salah atau jumlah jam atau jika ada yang berbeda dari gaji sebelumnya, sistem dapat mengirimkan peringatan. Dengan cara ini, kesalahan apa pun dapat ditangkap dan segera diperbaiki.
Memastikan Pembayaran Tepat Waktu
Peringatan HRIS tidak hanya untuk kesalahan dan perbedaan. Membayar karyawan tepat waktu sangat penting untuk bisnis Anda. Seorang HRIS dapat mengirimkan pengingat kapan waktunya untuk melakukan penggajian. Itu juga dapat merampingkan dan mengotomatiskan proses setoran langsung, membuat penggajian tepat waktu lebih mudah.
Mencegah Kesalahan Klasifikasi
Dalam organisasi dengan banyak karyawan, kesalahan klasifikasi mudah terjadi. Kontraktor dapat dimasukkan ke dalam sistem sebagai karyawan dan sebaliknya. Karyawan dapat dipekerjakan dan
Baca juga: Software HR Terbaik di Indonesia